Les clefs de la réussite de votre événement
Planifier un événement d'entreprise :
Par où commencer?
Vous avez décidé d’organiser un événement d’entreprise, c’est une excellente initiative! Cependant, vous ne savez pas par où commencer et cela peut sembler un peu compliqué.
Voici quelques conseils pour vous aider à bien démarrer:
Etablir le but de l’événement :
Il existe de nombreux événements, qu’ils soient commerciaux, festifs, culturels, sportifs ou une simple soirée d’entreprise. Il est donc important de se démarquer des événements concurrents et d’apporter une vraie valeur ajoutée unique ! Établir vos objectifs vous permettra de définir clairement vos forces, faiblesses et votre USP : Unique Selling Proposition – soit proposition de valeur en français.
Fixer la date de l’événement :
Pour fixer la date de l’événement il faut voir selon les disponibilités de chacun, il est aussi préférable de ne pas mettre une date pendant les périodes de fêtes et de vacances scolaire. Attention, il y a bien sur des journées très demandées, comme les mardis et les jeudis.
Créer le style ou le thème de l'événement :
Selon le type d’événement, il faudra appliquer un thème selon vos envies. Et nous pourrons ainsi faire des choix en termes d’affiches, de brochures et de tonalités. Un fil rouge peut être abordé pour toute la durée de l’événement.
Dresser la liste des participants :
Il faut identifier la liste de tous les participants, tout d’abord, les personnes qui interviendront dans l’événement et ensuite il faudra identifier le public à convier.
Établir le budget :
Concernant le montant, il est recommandé de présenter un chiffre réaliste et précis, en prenant en compte les éventuelles dépenses imprévues et supplémentaires auxquelles il faudra faire face. Il est donc primordial d’inclure une marge suffisante pour ces imprévus
Identifier les partenaires :
Selon les objectifs, le secteur de recherche, le nombre de participants, le thème de la manifestation et budget, il faudra penser au personnes adéquates qui aideront à planifier et gérer le projet événementiel. Il faudra choisir les membres de votre équipe en interne.
D’un autre côté, il est important de contacter les partenaires externes tels que les prestataires de services de restauration, les services d’hôtellerie, le personnel d’accueil, les services de transport et les fournisseurs pour assurer la réussite de l’événement.
Elaborer le programme :
Il faut élaborer un programme qui décrira l’emploi du temps de la journée comme les pauses ou les activités de groupe et les ateliers. Selon les événements, il faut inclure des précisions sur les interventions, comme pour les conférenciers avec une description de leur sujet de présentation.
Les outils :
-Un rétroplanning dans lequel il faudra inscrire toutes les taches et actions à entreprendre, les dates auxquelles elles doivent être accomplie.
-Selon l’événement et le nombre de personne attendu. Un logiciel spécialisé pour l’enregistrement en ligne des participants. Ils pourront y inscrire leurs préférences ou leurs éventuelles allergies.
5 Raisons de faire appel à une Agence Événementielle pour votre prochain projet.
Ne vous inquiétez pas, chez SOS Evénementiel, nous sommes là pour vous aider de A à Z pour tous vos projets événementiels, tels que les voyages incentive, les anniversaires d’entreprise, les séminaires ou les conventions.
Voici cinq raisons pour lesquelles vous devriez faire appel à une agence événementielle pour votre prochain événement d’entreprise :
- Profitez de l’expertise d’une équipe spécialisée pour une organisation sans faille
- Gagnez du temps et de l’énergie en déléguant l’organisation à des professionnels
- Bénéficiez d’un regard neuf et créatif pour concevoir un événement mémorable
- Économisez de l’argent grâce aux partenariats de l’agence avec les prestataires
Profitez d’une gestion efficace de l’événement pour un succès garanti !
